How KopasAI collects, uses, and protects your personal data. We are committed to full transparency and your data rights.
KopasAI ("we", "us", or "our") is a WhatsApp-first AI CRM platform developed and operated by AMCORE TECH INDONESIA. This Privacy Policy explains how we collect, use, share, and protect your personal information when you use our mobile app, web dashboard, or WhatsApp bot service.
By using KopasAI, you agree to the data practices described in this policy. If you do not agree, please discontinue use of our services and contact us to request data deletion.
Company: AMCORE TECH INDONESIA
Privacy Contact: legal@kopasai.com
Scope: This policy applies to all users of the KopasAI platform across all supported ASEAN countries.
We collect the minimum data necessary to provide our AI CRM services. The categories below describe what we collect, with examples and the purpose for each:
| Category | Examples | Purpose |
|---|---|---|
| Identity Data | Full name, email address, WhatsApp phone number, profile photo | Account creation, authentication, service communication |
| WhatsApp Data | WhatsApp Business Account ID, message content, sender phone numbers, message timestamps, delivery/read status | AI assistant processing, customer management, conversation history |
| Other Messaging Channel Data | LINE, Messenger, and Telegram message content, sender platform IDs, timestamps — for merchants who connect these channels | AI assistant processing, customer management, conversation history |
| Social Publishing Data | Connected Facebook Page ID/name, Instagram Business Account ID, encrypted Page Access Token — for merchants who connect Meta accounts for publishing | Publishing merchant-generated marketing content to Facebook/Instagram |
| TikTok Shop Data | Shop ID and name, product catalog, order details (line items, buyer name/shipping address/masked phone), fulfillment and return/refund status, settlement info — for merchants who connect TikTok Shop | Order sync, inventory deduction, customer purchase statistics, financial reporting |
| E-Signature Data | Contract signer name, email, and optionally a government-issued ID number if the merchant includes it — for merchants who use the contract e-signature feature | Generating and processing legally binding electronic signature contracts |
| Business Information | Store name, product catalog, inventory data, pricing, store location, operating hours | AI CRM functionality, business analytics, automation rules |
| Transaction Data | Sales records, order history, payment amounts, customer purchase history | Financial reporting, business analytics, tax compliance |
| Technical Data | IP address, device type, browser type, app version, session logs, error logs | Platform security, fraud detection, performance optimization |
We do not collect sensitive personal data such as financial account credentials, health or medical information, or biometric data by default. The only exception is a government-issued ID number, which is collected only if a merchant chooses to include one in a contract generated through our optional E-Signature & Contract Services feature (Section 07) — this is provided at the merchant's discretion for their own business contracts, not collected automatically for any user.
KopasAI uses the Meta WhatsApp Business API (provided by Meta Platforms, Inc.) to enable businesses to send and receive WhatsApp messages. This section explains specifically how WhatsApp-related data is handled.
Our use of the WhatsApp Business API strictly complies with:
Data Processor Role: KopasAI acts as a data processor on behalf of your business (the data controller) for WhatsApp message data. Your business is responsible for ensuring your end-customers have provided appropriate consent to receive WhatsApp business communications under applicable law.
Meta Platforms, Inc., as the operator of WhatsApp, has independent access to WhatsApp message metadata as the platform provider. Meta's data practices are governed by their own Privacy Policy. We encourage you to review the WhatsApp Privacy Policy and Meta Privacy Policy.
In addition to WhatsApp, KopasAI offers optional integrations with LINE, Facebook Messenger, and Telegram for merchants who use these platforms to communicate with customers. This section explains how data from these channels is handled — the practices are the same as those described for WhatsApp in Section 03.
Data Processor Role: As with WhatsApp, KopasAI acts as a data processor on behalf of the merchant (the data controller) for LINE, Messenger, and Telegram message data. The merchant is responsible for ensuring their end-customers' use of these channels complies with applicable law.
LINE Corporation, Meta Platforms, Inc. (Messenger), and Telegram FZ-LLC each have independent access to platform-level metadata as the respective platform providers, governed by their own privacy policies.
Separately from WhatsApp (Section 03), KopasAI offers an optional integration that lets merchants connect their own Facebook Page and linked Instagram Business account via Meta's OAuth login, to publish marketing content KopasAI generates directly to those accounts.
Data Processor Role: KopasAI acts as a data processor for the merchant's own Page/Instagram account data used to publish content on their behalf. The merchant remains the account owner and can disconnect this integration at any time, which deletes the stored access token.
KopasAI offers an optional integration with TikTok Shop (via the TikTok Shop Partner API) that lets merchants sync their TikTok Shop orders, product catalog, and fulfillment status into KopasAI's CRM. This section explains specifically how TikTok Shop-related data is handled.
Data Processor Role: KopasAI acts as a data processor on behalf of the merchant (the data controller) for TikTok Shop order and buyer data. The merchant is responsible for ensuring their use of TikTok Shop and any associated buyer communications comply with applicable law.
Merchants can disconnect the TikTok Shop integration at any time from within KopasAI, which deletes KopasAI's stored access/refresh token immediately. Because TikTok Shop's public API does not provide a programmatic authorization-revocation endpoint, disconnecting in KopasAI does not itself revoke the grant on TikTok's side — merchants who wish to fully revoke access must also do so in TikTok Seller Center. Previously synced order and customer data already merged into the merchant's CRM is retained per the retention schedule in Section 11 and is not automatically deleted upon disconnection.
KopasAI offers an optional feature that lets merchants generate and send contracts for electronic signature to their own customers or business partners, using third-party e-signature providers (DocuSign, PrivyID, or Signicat, depending on the merchant's configuration).
Data Processor Role: KopasAI acts as a data processor on behalf of the merchant (the data controller) for the contract signer data described above. The merchant is responsible for obtaining appropriate consent from their contract counterparties. DocuSign, Inc., PrivyID, and Signicat act as independent sub-processors under their own privacy policies when selected by the merchant.
We share your data only with the following trusted third parties and only for the specific purposes stated. We do not share data beyond what is necessary.
When subscription payments are made, or when your customers transact via integrated payment features, minimum required data is shared with the relevant licensed payment processor:
Each payment processor operates under applicable financial regulations and its own privacy policy. We share only transaction amounts, references, and identifying tokens — not full personal profiles.
We may disclose your data to government authorities or law enforcement when required by valid legal process, court order, or applicable law, or when necessary to protect the rights, property, or safety of KopasAI, our users, or the public.
We do NOT sell, rent, lease, or trade your personal data to any third parties, advertisers, data brokers, or marketing companies — under any circumstances. See Section 09 below for our full commitment.
KopasAI does not sell, license, rent, or otherwise transfer your personal data or your customers' WhatsApp data to any third party for advertising, commercial profiling, or marketing purposes.
Our business model is subscription-based, not data-driven. We earn revenue from your subscription fees — not from selling your data. Your data belongs to you and exists solely to power your business.
We process your personal data on the following legal grounds under Indonesia's UU PDP (Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi) and applicable international privacy standards:
We retain your data only as long as necessary for the stated purpose or as required by law. When the retention period expires, data is securely and permanently deleted.
| Data Type | Retention Period | Reason |
|---|---|---|
| Transaction & Financial Records | 7 years | Indonesian tax law compliance |
| WhatsApp Conversation Logs | 1 year (default) or until deleted by user | CRM history continuity & AI context |
| Other Messaging Channel Logs (LINE/Messenger/Telegram) | 1 year (default) or until deleted by user | CRM history continuity & AI context, same as WhatsApp |
| Social Publishing Tokens (Meta) | Until merchant disconnects or account deletion | Required to maintain the active integration; encrypted with Cloud KMS |
| TikTok Shop OAuth Tokens | Until merchant disconnects or account deletion | Required to maintain the active integration; encrypted with Cloud KMS |
| TikTok Shop Order/Customer Data | Same as Transaction & Financial Records / Account & Profile Data rules above | Treated identically to orders from other channels once merged into the merchant's CRM |
| E-Signature Contract Documents | 7 years | Contract/legal recordkeeping, consistent with financial record retention |
| Account & Profile Data | Active account duration + 30 days post-deletion | Service provision & recovery window |
| Security & Access Logs | 90 days | Security auditing & fraud investigation |
Upon account deletion request, personal data is permanently erased within 30 days, except where mandatory legal retention applies.
Your data is stored primarily in Google Cloud Platform's asia-southeast2 (Jakarta, Indonesia) region, in support of Indonesian data sovereignty principles (UU PDP).
Under Indonesia's UU PDP and internationally recognized privacy standards (GDPR), you have the following rights regarding your personal data:
To exercise any of these rights, submit your request to: legal@kopasai.com. We will acknowledge and respond within 3 business days.
KopasAI is a business management and CRM platform designed exclusively for adults who operate or manage commercial businesses.
Our website uses cookies and similar technologies to operate and improve our service:
You can manage cookie preferences through your browser settings. Disabling non-essential cookies will not impact core platform functionality.
We may update this Privacy Policy periodically to reflect changes in our practices, technology, or applicable law. When we make significant changes:
Your continued use of KopasAI after the effective date of any changes constitutes your acceptance of the updated Privacy Policy.
For privacy inquiries, data access requests, correction requests, or data deletion requests, contact our Data Protection team. We respond within 3 business days.
Email: legal@kopasai.comKebijakan Privasi KopasAI dalam Bahasa Indonesia
KopasAI ("kami") adalah platform AI CRM berbasis WhatsApp yang dikembangkan dan dioperasikan oleh AMCORE TECH INDONESIA. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, membagikan, dan melindungi informasi pribadi Anda saat menggunakan aplikasi mobile, dasbor web, atau layanan bot WhatsApp kami.
Dengan menggunakan KopasAI, Anda menyetujui praktik data yang dijelaskan dalam kebijakan ini. Jika tidak setuju, harap hentikan penggunaan layanan kami dan hubungi kami untuk mengajukan penghapusan data.
Perusahaan: AMCORE TECH INDONESIA
Kontak Privasi: legal@kopasai.com
Ruang Lingkup: Kebijakan ini berlaku untuk semua pengguna platform KopasAI di seluruh negara ASEAN yang didukung.
Kami mengumpulkan data minimum yang diperlukan untuk menyediakan layanan AI CRM. Kategori berikut menjelaskan apa yang kami kumpulkan beserta contoh dan tujuannya:
| Kategori | Contoh Data | Tujuan |
|---|---|---|
| Data Identitas | Nama lengkap, alamat email, nomor WhatsApp, foto profil | Pembuatan akun, autentikasi, komunikasi layanan |
| Data WhatsApp | ID Akun WhatsApp Business, konten pesan, nomor telepon pengirim, cap waktu pesan, status pengiriman/dibaca | Pemrosesan asisten AI, manajemen pelanggan, riwayat percakapan |
| Data Kanal Pesan Lainnya | Konten pesan LINE, Messenger, dan Telegram, ID platform pengirim, cap waktu — untuk pedagang yang menghubungkan kanal ini | Pemrosesan asisten AI, manajemen pelanggan, riwayat percakapan |
| Data Publikasi Sosial | Page ID/nama Facebook yang terhubung, Instagram Business Account ID, Token Akses Halaman terenkripsi — untuk pedagang yang menghubungkan akun Meta untuk publikasi | Mempublikasikan konten pemasaran yang dihasilkan pedagang ke Facebook/Instagram |
| Data TikTok Shop | ID dan nama toko, katalog produk, detail pesanan (item, nama pembeli/alamat pengiriman/telepon tersamar), status pemenuhan dan pengembalian, info penyelesaian — untuk pedagang yang menghubungkan TikTok Shop | Sinkronisasi pesanan, pengurangan stok, statistik pembelian pelanggan, pelaporan keuangan |
| Data Tanda Tangan Elektronik | Nama penandatangan kontrak, email, dan opsional nomor identitas yang dikeluarkan pemerintah jika disertakan pedagang — untuk pedagang yang menggunakan fitur tanda tangan elektronik kontrak | Menghasilkan dan memproses kontrak tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum |
| Informasi Bisnis | Nama toko, katalog produk, data inventaris, harga, lokasi toko, jam operasional | Fungsionalitas AI CRM, analitik bisnis, aturan otomasi |
| Data Transaksi | Catatan penjualan, riwayat pesanan, jumlah pembayaran, riwayat pembelian pelanggan | Pelaporan keuangan, analitik bisnis, kepatuhan pajak |
| Data Teknis | Alamat IP, jenis perangkat, jenis browser, versi aplikasi, log sesi, log error | Keamanan platform, deteksi penipuan, optimasi kinerja |
Kami tidak mengumpulkan data pribadi sensitif seperti kredensial rekening keuangan, informasi kesehatan, atau data biometrik secara default. Satu-satunya pengecualian adalah nomor identitas yang dikeluarkan pemerintah (KTP/paspor), yang dikumpulkan hanya jika pedagang memilih untuk menyertakannya dalam kontrak yang dibuat melalui fitur opsional Layanan Tanda Tangan Elektronik & Kontrak kami (Pasal 07) — ini diberikan atas kebijakan pedagang untuk kontrak bisnis mereka sendiri, bukan dikumpulkan secara otomatis untuk pengguna mana pun.
KopasAI menggunakan Meta WhatsApp Business API (disediakan oleh Meta Platforms, Inc.) untuk memungkinkan bisnis mengirim dan menerima pesan WhatsApp. Bagian ini menjelaskan secara khusus bagaimana data terkait WhatsApp ditangani.
Penggunaan WhatsApp Business API kami mematuhi secara ketat:
Peran Prosesor Data: KopasAI bertindak sebagai prosesor data atas nama bisnis Anda (pengontrol data) untuk data pesan WhatsApp. Bisnis Anda bertanggung jawab memastikan pelanggan akhir telah memberikan persetujuan yang sesuai untuk menerima komunikasi WhatsApp bisnis sesuai hukum yang berlaku.
Meta Platforms, Inc., sebagai operator WhatsApp, memiliki akses independen ke metadata pesan WhatsApp sebagai penyedia platform. Praktik data Meta diatur oleh Kebijakan Privasi mereka sendiri.
Selain WhatsApp, KopasAI menawarkan integrasi opsional dengan LINE, Facebook Messenger, dan Telegram untuk pedagang yang menggunakan platform ini untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Bagian ini menjelaskan bagaimana data dari kanal-kanal ini ditangani — praktiknya sama dengan yang dijelaskan untuk WhatsApp di Pasal 03.
Peran Prosesor Data: Sama seperti WhatsApp, KopasAI bertindak sebagai prosesor data atas nama pedagang (pengontrol data) untuk data pesan LINE, Messenger, dan Telegram. Pedagang bertanggung jawab memastikan penggunaan kanal-kanal ini oleh pelanggan akhir mematuhi hukum yang berlaku.
LINE Corporation, Meta Platforms, Inc. (Messenger), dan Telegram FZ-LLC masing-masing memiliki akses independen ke metadata tingkat platform sebagai penyedia platform terkait, diatur oleh kebijakan privasi mereka sendiri.
Terpisah dari WhatsApp (Pasal 03), KopasAI menawarkan integrasi opsional yang memungkinkan pedagang menghubungkan Halaman Facebook mereka sendiri dan akun Instagram Business tertaut melalui login OAuth Meta, untuk mempublikasikan konten pemasaran yang dihasilkan KopasAI langsung ke akun tersebut.
Peran Prosesor Data: KopasAI bertindak sebagai prosesor data untuk data akun Halaman/Instagram milik pedagang yang digunakan untuk mempublikasikan konten atas nama mereka. Pedagang tetap menjadi pemilik akun dan dapat memutuskan integrasi ini kapan saja, yang menghapus token akses yang tersimpan.
KopasAI menawarkan integrasi opsional dengan TikTok Shop (melalui TikTok Shop Partner API) yang memungkinkan pedagang menyinkronkan pesanan, katalog produk, dan status pemenuhan pesanan TikTok Shop mereka ke dalam CRM KopasAI. Bagian ini menjelaskan secara khusus bagaimana data terkait TikTok Shop ditangani.
Peran Prosesor Data: KopasAI bertindak sebagai prosesor data atas nama pedagang (pengontrol data) untuk data pesanan dan pembeli TikTok Shop. Pedagang bertanggung jawab untuk memastikan penggunaan TikTok Shop dan komunikasi pembeli terkait mematuhi hukum yang berlaku.
Pedagang dapat memutuskan integrasi TikTok Shop kapan saja dari dalam KopasAI, yang segera menghapus token akses/refresh TikTok Shop yang tersimpan di KopasAI. Karena API publik TikTok Shop tidak menyediakan endpoint pencabutan otorisasi secara terprogram, memutuskan koneksi di KopasAI tidak serta-merta mencabut otorisasi di sisi TikTok — pedagang yang ingin mencabut akses sepenuhnya juga harus melakukannya di TikTok Seller Center. Data pesanan dan pelanggan yang sudah disinkronkan sebelumnya dan telah digabungkan ke dalam CRM pedagang tetap disimpan sesuai jadwal retensi di Pasal 11 dan tidak dihapus secara otomatis saat pemutusan koneksi.
KopasAI menawarkan fitur opsional yang memungkinkan pedagang membuat dan mengirim kontrak untuk tanda tangan elektronik kepada pelanggan atau mitra bisnis mereka sendiri, menggunakan penyedia tanda tangan elektronik pihak ketiga (DocuSign, PrivyID, atau Signicat, tergantung konfigurasi pedagang).
Peran Prosesor Data: KopasAI bertindak sebagai prosesor data atas nama pedagang (pengontrol data) untuk data penandatangan kontrak yang dijelaskan di atas. Pedagang bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan yang sesuai dari mitra kontrak mereka. DocuSign, Inc., PrivyID, dan Signicat bertindak sebagai sub-prosesor independen berdasarkan kebijakan privasi mereka sendiri saat dipilih oleh pedagang.
Kami hanya membagikan data Anda dengan pihak ketiga tepercaya berikut dan hanya untuk tujuan spesifik yang dinyatakan. Kami tidak berbagi data melebihi kebutuhan.
Ketika pembayaran berlangganan dilakukan, atau ketika pelanggan Anda bertransaksi melalui fitur pembayaran terintegrasi, data minimum yang diperlukan dibagikan dengan pemroses pembayaran berlisensi yang relevan:
Setiap pemroses pembayaran beroperasi di bawah peraturan keuangan yang berlaku dan kebijakan privasi mereka sendiri. Kami hanya membagikan jumlah transaksi, referensi, dan token identifikasi — bukan profil pribadi lengkap.
Kami dapat mengungkapkan data Anda kepada otoritas pemerintah atau penegak hukum jika diwajibkan oleh proses hukum yang sah, perintah pengadilan, atau hukum yang berlaku, atau ketika diperlukan untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan KopasAI, pengguna kami, atau publik.
Kami TIDAK menjual, menyewakan, melisensikan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak ketiga mana pun, pengiklan, pialang data, atau perusahaan pemasaran — dalam keadaan apa pun. Lihat Pasal 09 di bawah untuk komitmen penuh kami.
KopasAI tidak menjual, melisensikan, menyewakan, atau mentransfer data pribadi Anda maupun data WhatsApp pelanggan Anda kepada pihak ketiga mana pun untuk tujuan periklanan, pembuatan profil komersial, atau pemasaran.
Model bisnis kami berbasis berlangganan, bukan berbasis data. Kami menghasilkan pendapatan dari biaya berlangganan Anda — bukan dari menjual data Anda. Data Anda adalah milik Anda dan ada semata-mata untuk memberdayakan bisnis Anda.
Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan landasan hukum berikut sesuai UU PDP (Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi) Indonesia dan standar privasi internasional yang berlaku:
Kami menyimpan data Anda hanya selama yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan atau sebagaimana diwajibkan hukum. Setelah masa retensi berakhir, data dihapus secara aman dan permanen.
| Jenis Data | Periode Retensi | Alasan |
|---|---|---|
| Catatan Transaksi & Keuangan | 7 tahun | Kepatuhan hukum pajak Indonesia |
| Log Percakapan WhatsApp | 1 tahun (default) atau hingga dihapus pengguna | Kontinuitas riwayat CRM & konteks AI |
| Log Kanal Pesan Lainnya (LINE/Messenger/Telegram) | 1 tahun (default) atau hingga dihapus pengguna | Kontinuitas riwayat CRM & konteks AI, sama seperti WhatsApp |
| Token Publikasi Sosial (Meta) | Hingga pedagang memutuskan koneksi atau penghapusan akun | Diperlukan untuk mempertahankan integrasi aktif; dienkripsi dengan Cloud KMS |
| Token OAuth TikTok Shop | Hingga pedagang memutuskan koneksi atau penghapusan akun | Diperlukan untuk mempertahankan integrasi aktif; dienkripsi dengan Cloud KMS |
| Data Pesanan/Pelanggan TikTok Shop | Sama dengan aturan Catatan Transaksi & Keuangan / Data Akun & Profil di atas | Diperlakukan sama seperti pesanan dari kanal lain setelah digabungkan ke dalam CRM pedagang |
| Dokumen Kontrak Tanda Tangan Elektronik | 7 tahun | Pencatatan kontrak/hukum, konsisten dengan retensi catatan keuangan |
| Data Akun & Profil | Selama akun aktif + 30 hari pasca-penghapusan | Penyediaan layanan & jendela pemulihan |
| Log Keamanan & Akses | 90 hari | Audit keamanan & investigasi penipuan |
Atas permintaan penghapusan akun, data pribadi dihapus permanen dalam 30 hari, kecuali di mana retensi wajib diwajibkan oleh hukum.
Data Anda disimpan terutama di wilayah asia-southeast2 (Jakarta, Indonesia) Google Cloud Platform, mendukung prinsip kedaulatan data Indonesia sesuai UU PDP.
Sesuai UU PDP Indonesia dan standar privasi internasional yang diakui (GDPR), Anda memiliki hak-hak berikut terkait data pribadi Anda:
Untuk menggunakan hak-hak di atas, kirimkan permintaan Anda ke: legal@kopasai.com. Kami akan mengakui dan merespons dalam 3 hari kerja.
KopasAI adalah platform manajemen bisnis dan CRM yang dirancang khusus untuk orang dewasa yang mengoperasikan atau mengelola bisnis komersial.
Website kami menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk mengoperasikan dan meningkatkan layanan kami:
Anda dapat mengelola preferensi cookie melalui pengaturan browser. Menonaktifkan cookie non-esensial tidak akan mempengaruhi fungsionalitas platform inti.
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini secara berkala untuk mencerminkan perubahan pada praktik, teknologi, atau hukum yang berlaku. Ketika kami membuat perubahan signifikan:
Kelanjutan penggunaan KopasAI setelah tanggal efektif perubahan merupakan penerimaan Anda atas Kebijakan Privasi yang diperbarui.
Untuk pertanyaan privasi, permintaan akses data, permintaan koreksi, atau permintaan penghapusan data, hubungi tim Perlindungan Data kami. Kami merespons dalam 3 hari kerja.
Email: legal@kopasai.com